Oefenen in je eigen werk

Ontdek waar AI in jouw eigen werk helpt, en waar niet.

1. Schrijf 10 terugkerende taken uit je werkweek op (bijv. weekmail, verslag, planning, beoordelingsgesprek voorbereiden, offerte nakijken).
2. Zet bij elke taak: geschikt, met controle of niet aan AI overlaten, en waarom (hoe goed kun je het resultaat controleren?).
3. Probeer 3 taken uit de eerste kolom echt met de goedgekeurde AI-tool van je organisatie. Noteer hoeveel tijd het kostte inclusief nakijken.
4. Noteer bij één taak wat er fout ging of wat je moest verbeteren.

Gebruik een week lang elke dag de goedgekeurde AI-tool voor één managementtaak.

1. Kies vijf verschillende taken: een gesprek voorbereiden, een stuk samenvatten, een mail schrijven, opties op een rij zetten, advocaat van de duivel.
2. Gebruik steeds rol, context, taak en vorm. Anonimiseer wat gevoelig is.
3. Houd een logboekje bij: taak, tijd bespaard (of verloren), kwaliteit (1-5), wat je moest verbeteren.
4. Trek aan het eind van de week één conclusie: waar ga je het wel en waar niet meer voor gebruiken?

Bedenk samen met iemand van IT of een ontwikkelteam een kleine pilot met een agent, en schrijf de spelregels op één A4.

1. Taak: welke afgebakende, omkeerbare taak? (Bijv. tickets sorteren, een conceptwijziging voorstellen, documentatie bijwerken.)
2. Bevoegdheden: wat mag de agent zelf, wat alleen na goedkeuring, wat nooit?
3. Toezicht: wie controleert, en waar zie je wat de agent gedaan heeft?
4. Kosten: welk budget per maand, en wat gebeurt er als dat op is?
5. Succes: waaraan zie je na 4 weken of het werkt? En wanneer stop je?

Organiseer een korte sessie (45 minuten) met je team en maak een kansenkaart.

1. Laat iedereen 3 taken opschrijven die veel tijd kosten, saai zijn of vaak blijven liggen.
2. Bespreek per taak: kan AI hier helpen? Sneller, beter of iets nieuws?
3. Zet de ideeën samen in het 2x2-raster (waarde tegen haalbaarheid).
4. Kies één quick win en één idee om te plannen. Noteer bij beide wat er nodig is (tool, data, toestemming).

Werk de quick win uit je kansenkaart (of een andere toepassing) uit tot een businesscase op één A4.

1. Probleem: welke taak, hoe vaak, hoeveel tijd kost het nu?
2. Oplossing: welke tool, wie gaat het gebruiken, hoe wordt het gecontroleerd?
3. Kosten: licenties, verbruik, implementatie, leren, controle en beheer (per jaar).
4. Baten: netto tijdwinst (voorzichtig), wat jullie met die tijd doen, en de zachte baten.
5. Risico's: privacy, kwaliteit, afhankelijkheid van een leverancier.
6. Meten: hoe en wanneer bepaal je of het werkt?

Maak van je businesscase een pilotplan dat je morgen kunt starten.

1. Schrijf de hypothese (meetbaar, met kwaliteit erbij).
2. Regel de nulmeting: wat meet je, hoe, en wie houdt het bij?
3. Kies de deelnemers: een mix van enthousiast en kritisch. Plan een korte training.
4. Kies de duur (6 tot 12 weken) en momenten om tussentijds te kijken.
5. Schrijf de beslisregel: opschalen, aanpassen of stoppen.
6. Bespreek het plan met je eigen leidinggevende of het MT.

Breng in kaart welke AI-tools er in je team echt gebruikt worden.

1. Stuur een korte, anonieme vragenlijst rond: welke AI-tools gebruik je voor werk, waarvoor, en met welk account (zakelijk of privé)?
2. Vraag ook: wat mis je in de tools die we hebben?
3. Vergelijk de antwoorden met de lijst van goedgekeurde tools.
4. Schrijf drie acties op om schaduw-AI te verminderen zonder het gebruik af te remmen.

Maak een eenvoudig register van alle AI-toepassingen in je afdeling. Dat is de basis voor de AVG, de AI Act en goed beheer.

Maak een tabel met per toepassing:

1. Naam en leverancier van de tool.
2. Waarvoor het gebruikt wordt, en door wie.
3. Welke gegevens erin gaan (persoonsgegevens? vertrouwelijk?).
4. Risiconiveau volgens de AI Act (verboden, hoog, transparantie, minimaal).
5. Eigenaar: wie is verantwoordelijk?
6. Geregeld: verwerkersovereenkomst, DPIA, menselijk toezicht (ja / nee / weet niet).

Bespreek de 'weet niet'-punten met je privacy officer of jurist.

Kies een proces in je afdeling waarin (straks) AI of een algoritme meehelpt bij een besluit over mensen: werving, planning, beoordeling, toewijzing van klanten of taken.

1. Beschrijf het proces: wat beslist de AI, wat de mens?
2. Wie kan er benadeeld worden, en via welke kenmerken (ook indirect)?
3. Is er echte menselijke tussenkomst, of tekent iemand alleen af?
4. Kunnen mensen een uitleg krijgen en bezwaar maken?
5. Schrijf drie verbeteringen op en bespreek ze met HR of de privacy officer.

Geen AI bij besluiten over mensen? Doe de toets dan voor een gewoon proces (zonder AI) en kijk of het eerlijk is als je er AI aan zou toevoegen.

Schrijf samen met je team het AI-beleid van één pagina.

1. Gebruik de opzet uit de les: waarom, tools, data, controle, nooit, eerlijk, hulp.
2. Vul het in met voorbeelden uit jullie eigen werk.
3. Bespreek het concept in een teamoverleg: wat is onduidelijk, wat mist er, wat is te streng?
4. Laat de privacy officer en security meelezen.
5. Zet de definitieve versie op een vindbare plek en plan een herziening over zes maanden.

Speel met je team een AI-incident na (een 'tabletop'-oefening), zonder echte gegevens.

1. Kies een scenario: een klantenlijst in een gratis chatbot, een AI-mail met een fout bedrag naar een klant, of een chatbot die iets verkeerds belooft.
2. Loop samen de vijf stappen door: melden, beperken, beoordelen, herstellen, leren.
3. Noteer bij elke stap: wie doet het, hoe (welk nummer, welk formulier), en hoe snel.
4. Schrijf op wat er nog ontbrak of onduidelijk was, en regel dat.

Voer een open gesprek over AI met je team (of met een paar teamleden apart).

1. Vraag: wat gebruik je al, wat vind je ervan, wat vind je spannend, wat zou je willen leren?
2. Luister vooral; noteer de zorgen letterlijk.
3. Deel eerlijk wat jij weet over de plannen van de organisatie, en wat je niet weet.
4. Spreek af wat je met de zorgen doet en wanneer je erop terugkomt.

Maak een eenvoudig leerplan voor AI-geletterdheid in je team.

1. Zet alle teamleden in een tabel met hun rol en het niveau dat ze nodig hebben (basis, gevorderd, specialist).
2. Kies per niveau een vorm: training, lunchsessie, oefentijd, dit soort leerpaden.
3. Wijs één of twee ambassadeurs aan (een enthousiaste én een kritische collega).
4. Plan het eerste kwartaal: wie doet wat, wanneer?
5. Spreek af hoe je bijhoudt wie wat gedaan heeft.

Maak een eenvoudig veranderplan voor AI in je team voor de komende drie maanden, langs de vijf ADKAR-stappen.

1. Besef: welk verhaal vertel je? Wat levert AI op, en voor wie?
2. Willen: hoe laat je zien wat het in hun eigen werk oplevert? Hoe ga je om met de zorgen uit je teamgesprek?
3. Kennis: welke training en spelregels (zie je leerplan en teambeleid)?
4. Kunnen: hoeveel oefentijd, welke ambassadeurs?
5. Borgen: in welke werkprocessen krijgt AI een vaste plek, en hoe deel je successen?

Plan na zes weken een moment om te kijken hoe het gaat, en pas het plan aan.

Zet een nulmeting op voor een AI-toepassing in je team (bijvoorbeeld de quick win uit je kansenkaart).

1. Schrijf het doel op: wat moet er beter worden?
2. Kies 2 tot 4 meetpunten: minstens één voor snelheid en één voor kwaliteit.
3. Zoek uit waar die cijfers al te vinden zijn. Ontbreekt iets, bedenk dan de eenvoudigste manier om het bij te houden.
4. Meet minstens twee weken vóór de start.
5. Kies hoe je vergelijkt: voor en na, met en zonder, of per taak.

Maak een eenvoudig dashboard (een spreadsheet is prima) voor AI in je afdeling.

1. Kies 4 tot 6 meetpunten, verdeeld over gebruik, ervaring, werk, resultaat en kosten.
2. Vul het met de cijfers die je al hebt (nulmeting, licentiegebruik, kosten).
3. Spreek af wie het maandelijks bijwerkt.
4. Voeg een vak toe voor context en een voorbeeld van de maand.
5. Bespreek de eerste versie met je team of het MT: zegt dit genoeg om beslissingen op te nemen?

Rond je eigen pilot of AI-toepassing af met een besluitvoorstel van maximaal één pagina.

1. Getest: wat, met wie, hoe lang?
2. Gezien: cijfers (snelheid én kwaliteit) uit je dashboard, plus één concreet voorbeeld.
3. Voorstel: opschalen, bijsturen of stoppen, met de reden.
4. Kosten: wat kost het vanaf nu, per jaar?
5. Risico's: wat blijft er over, en hoe beheers je dat?
6. Leg het voor aan je leidinggevende of het MT, en schrijf op wat er besloten is.

Loopt je pilot nog niet? Schrijf het voorstel dan voor een AI-initiatief dat in je organisatie al loopt.